Créer un processus de facturation adapté à votre entreprise

12 Feb 2018
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La facturation. Ça semble assez simple, non ?
Vous envoyez une facture à un client. Ils le paient. Vous êtes riche. Yay. Malheureusement, ce n'est pas toujours ainsi que ça se passe. Et dans la plupart des organisations, la facturation désorganisée peut être un sérieux problème.

Comme la plupart des choses qui valent la peine d'être faites, créer un processus de facturation n'est pas la tâche la plus facile à accomplir.
Pour vous aider à démarrer, nous avons esquissé les bases de la mise en place d'un processus de facturation organisé pour votre entreprise ci-dessous.

En tant que PME, vous avez votre propre ensemble de dépenses à couvrir, ce qui signifie qu'il est très important que vous ayez un plan clair pour rapporter de l'argent à votre entreprise.
Pour créer des conditions de paiement claires, vous devez comprendre :

1) Quand vous voulez être payé.

Selon le produit ou le service que vous offrez, ainsi que vos propres besoins d'affaires, vous pouvez choisir de facturer hebdomadairement, mensuellement, trimestriellement ou établir un horaire personnalisé.

2) Comment voulez-vous être payé ?

Les modes de paiement désignent les canaux par lesquels vos clients peuvent payer pour vos produits ou services.
Vos méthodes de paiement approuvées jouent un rôle important dans la facilitation d'une facturation sans tracas et devraient viser à refléter vos besoins d'affaires uniques et vos engagements de confidentialité.

Ces méthodes devraient également refléter les préférences de paiement de votre client. En rencontrant vos clients là où ils se trouvent, vous leur facilitez l'exécution des paiements à temps, à chaque fois.

3) Politiques de recouvrement des créances.


Même lorsque vous disposez d'un processus de facturation organisé, le fait de traiter avec des clients non payants reste une réalité à planifier.
Lorsque vous définissez vos modalités de paiement, songez à inclure les mesures que vous prendrez si vous ne parvenez pas à régler une facture impayée.

Par exemple, vous pouvez indiquer que vous communiquerez avec le client trois fois avant de faire appel à un avocat ou à un conseiller en affaires pour poursuivre l'action. Cela vous aidera à préciser que le paiement est obligatoire et que vous avez un plan de suivi.

Création de factures

Une fois que vous connaissez vos non négociables, vous êtes prêt à créer une facture.
Il existe un certain nombre d'outils de facturation gratuits sur lesquels vous pouvez compter pour vous assurer que vous ne laissez aucune information importante en dehors de vos factures.

Facture QA

"Corrigez votre facture pour les fautes de frappe, les erreurs de change et les erreurs de calcul. Dans bien des cas, les factures sont renvoyées parce que le client refuse de payer en raison d'une erreur de facturation ", explique Simon Speirs, professionnel de la finance et de la comptabilité.

Pour éviter d'envoyer au client une facture contenant des erreurs stupides, prenez le temps d'examiner chaque facture afin de vous assurer qu'elle ne contient pas d'erreurs :

Vous l'envoyez au bon contact. Les factures contiennent des informations financières sensibles. Assurez-vous de l'acheminer au bon endroit pour éviter tout problème juridique.
Vous avez des chiffres clairs. Vérifiez les lignes détaillées pour vérifier les quantités, les heures et les prix. Revoir les totaux et sous-totaux, en prêtant une attention particulière à l'exactitude des taxes et des remises.
Vous avez spécifié des détails de paiement supplémentaires. Il ne devrait pas y avoir de frais de surprise sur votre facture finale. Si vous avez ajouté quelque chose qui n'a pas déjà été discuté avec le client, assurez-vous de préciser pourquoi il est inclus.
Vous utilisez la bonne monnaie. Si vous facturez des clients internationaux, assurez-vous que toutes les conversions de devises s'additionnent.
Vous avez inclus vos coordonnées. Même si le client a des questions au sujet de la facture, incluez vos coordonnées pour nous contacter.

Livraison et suivi des factures

Il existe plusieurs façons d'envoyer votre facture à votre client. Deux des options les plus courantes ?

- Envoyez la facture par courriel ou par site Web.
- Envoyer la facture par courrier postal.

L'envoi d'une facture par voie électronique signifie que vous avez la possibilité de l'envoyer par courriel ou directement depuis votre logiciel de comptabilité ou de facturation. Il s'agit généralement d'une méthode de livraison privilégiée, car elle vous permet d'envoyer des factures rapidement, au fur et à mesure que les projets ou les commandes sont terminés.

Que se passe-t-il si je ne suis pas payé ?
Vous vous souvenez des modalités de paiement que vous avez établies au début ? Il est temps de les revoir. Cela vous aidera à déterminer si le client a ou non violé les conditions, ou s'il est en train de le faire.

Avant de faire quoi que ce soit, communiquez avec le client pour lui faire un rappel de paiement amical. Vous pouvez le faire par courriel, par téléphone ou par la poste - assurez-vous simplement d'être à la fois prompt et clair dans votre approche. Il est préférable d'envoyer plusieurs tentatives de suivi.

Si vous ne réussissez pas à sécuriser le paiement ou à renégocier les modalités de paiement après avoir effectué un suivi auprès d'un client, vous voudrez peut-être consulter un conseiller en affaires ou un avocat de confiance pour discuter des prochaines étapes à suivre pour poursuivre la facturation en suspens.


Prêt à commencer à être payé ?
Une facturation efficace ne se fait pas du jour au lendemain, alors soyez patient. L'important, c'est que vous reconnaissiez l'importance de mettre en place un processus organisé et concerté pour vous tenir au courant des activités de départ et d'arrivée, et que vous vous engagez à y apporter régulièrement des améliorations.